Проблемные ситуации с 6‑НДФЛ: неучтенные больничные и удержания из зарплаты

При заполнении 6-НДФЛ за 2023 год могут возникнуть сложности с отражением тех или иных выплат. Разберем сложные ситуации и дадим рекомендации по отражению выплат в 6-НДФЛ. Напомним: отчитаться за 2023 год надо не позднее 26 февраля.

Неучтенные больничные

Суть проблемы: зарплата за декабрь 2023 года полностью выплачена в декабре, а в январе 2024 года сотрудник принес больничный. С юридической точки зрения, выплата зарплаты за период больничного — это ошибка работодателя, связанная с некорректным учетом рабочего времени. Поэтому просто так удержать переплату нельзя. Сначала нужно получить письменное согласие сотрудника на удержание излишне выплаченной зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письма Роструда от 07.10.19 № ПГ/25778-6-1 и от 01.10.12 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17). После этого можно корректировать налоговые обязательства. Добавим, что если работник не даст согласия, то вернуть переплату не получится. В такой ситуации остается лишь скорректировать табель учета рабочего времени.

Как исправить

Согласие сотрудника на удержание является основанием для уменьшения его дохода в виде зарплаты за декабрь. Следовательно, часть суммы НДФЛ, удержанного при выплате декабрьской зарплаты, окажется излишне удержанной (ст. 231 НК РФ). Однако зачесть ее в счет НДФЛ по январской зарплате не получится, так как эти доходы относятся к разным налоговым периодам. А база по НДФЛ определяется нарастающим итогом только в рамках одного налогового периода, то есть календарного года (п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ). Соответственно, НДФЛ, излишне удержанный при выплате декабрьской зарплаты, нужно вернуть сотруднику «живыми» деньгами по правилам статьи 231 НК РФ (в безналичном порядке на основании его заявления).

Излишне перечисленную зарплату за декабрь можно удержать в январе. При этом нужно учитывать правило: удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ). Это значит, что зарплату за январь и исчисленный с нее НДФЛ нужно отразить в регистрах налогового учета и в отчетности без учета удержания переплаты за декабрь. Удержанная сумма тоже считается фактически полученной работником, поскольку он ей распорядился путем зачета в счет ранее выплаченных сумм (т.е. фактически путем зачисления на счет работодателя).

В результате в регистрах налогового учета будет отражено: уменьшение зарплаты за декабрь 2023 года и зарплата за январь 2024 года в полном размере (без учета удержания). При этом НДФЛ с январского жалования также надо будет удержать в полном размере.

В расчете 6-НДФЛ за 2023 год надо отразить уменьшенную сумму декабрьской зарплаты и исчисленного с нее НДФЛ. Сумма удержанного НДФЛ вносится в расчет без учета корректировки — в фактически удержанном (большем) размере. Это приведет к необходимости заполнить поле 180 раздела 2.

В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 года январская зарплата, а также исчисленный и удержанный с нее НДФЛ отражаются в полном размере, без учета удержаний. Здесь же нужно показать излишне удержанный «декабрьский» НДФЛ, возвращенный работнику по правилам статьи 231 НК РФ.

Налоговый статус работника

Суть проблемы: не учтен налоговый статус физлица по состоянию на 31 декабря 2023 года. Как известно, доходы резидентов и нерезидентов облагаются НДФЛ по-разному. В частности, резиденты платят налог со всех своих доходов, а нерезиденты — только по доходам от источников в РФ. Кроме того, НДФЛ по доходам от заграничных источников резиденты платят самостоятельно — на основании декларации, а не через налогового агента. Наконец, в отношении доходов резидентов и нерезидентов применяются разные налоговые ставки.

Налоговый статус физлица зависит исключительно от времени, проведенного им на территории РФ в течение предыдущих 12 месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Соответственно, в течение года этот статус может меняться. Поэтому по состоянию на 31 декабря 2023 года нужно определить итоговый статус физлица, исходя из количества дней, проведенных в России за период с 1 января по 31 декабря включительно. При необходимости (если статус изменился) уточнить налоговые обязательства по всем доходам, у которых дата фактического получения приходится на 2023 год (п. 3.2 мотивировочной части постановления Конституционного суда РФ от 25.06.15 № 16-П).

Как исправить

Результаты уточнения нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за 2023 год: все доходы должны облагаться по соответствующей ставке. Также надо проследить, чтобы в расчет не попали доходы, по которым резиденты должны отсчитываться самостоятельно (например, зарплата или выплаты по договору ГПХ, полученные за время работы за пределами РФ).

Помимо этого, в 6-НДФЛ не включаются заграничные доходы нерезидентов, которые вообще не облагаются НДФЛ (например, зарплата за время работы за пределами РФ или доходы от пользования авторскими правами на произведения, созданные за рубежом).

В результате уточнения налогового статуса работника может образоваться как неудержанный, так и излишнее удержанный налог. Если выявлена неудержанная сумма НДФЛ, следует заполнить раздел 4 справки о доходах (Приложение № 1 к расчету). Также нужно уведомить сотрудника о неудержанном налоге (п. 5 ст. 226 НК РФ). Ему придется заплатить этот налог самостоятельно на основании уведомления из ИФНС. Добавим, что сдавать декларацию 3-НДФЛ только из-за наличия неудержанного налога не нужно (п. 6 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ).

В части излишне удержанного налога нужно помнить следующее правило. Если он образовался в связи с появлением у физлица статуса налогового резидента (т.е. при пересчете налога со ставки 30% на ставку 13% или 15%), налоговый агент не должен сам возвращать деньги. Это исключительно прерогатива ИФНС. Чтобы вернуть излишне уплаченный налог, работнику придется сдать 3-НДФЛ (п 1.1 ст. 231 НК РФ; см. «Как поступить с НДФЛ, если работник в течение года стал налоговым резидентом РФ»). Если же переплата образовалась из-за ошибочного удержания налога по зарубежным доходам, то ее должен вернуть налоговый агент по общим правилам (в безналичном порядке на основании заявления сотрудника).  

Удержания по заявлению работника

Суть проблемы: неверно определен момент выплаты в части сумм, удержанных по заявлению работника. По заявлению сотрудника бухгалтерия может удерживать из его зарплаты различные суммы: для погашения займов, предоставленных работодателем; для оплаты тех или иных благ и т.д. Как уже отмечалось, подобные удержания не влияют на расчет суммы НДФЛ — она определяется из полной зарплаты (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом по общему правилу доход в денежной форме считается фактически полученным в том числе в день перечисления на счета третьих лиц по поручению налогоплательщика (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Однако нередко в части удерживаемых сумм дату фактического получения дохода определяют на иную дату. К примеру, на последний день месяца пользования займом, в счет которого производится удержание. Или на дату отражения в учете организации зачета удержанной суммы в счет обязательства по возврату займа или процентов по нему. Такой подход является неверным.

Также возможны ошибки с датой получения дохода, если те или иные блага оплачиваются по поручению сотрудника в межрасчетный период.

Как исправить

При удержании денег в счет погашения обязательств перед работодателем нужно помнить следующее: зачет встречных однородных требований в такой ситуации не происходит. Это связано с тем, что к трудовым отношениям (в т.ч. по выплате заработной платы) гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК РФ). Юридическая суть операции в данном случае другая: работник распоряжается частью своей зарплаты, направляя ее на погашение задолженности перед работодателем (письмо Роструда от 16.09.12 № ПР/7156-6-1).

Соответственно, для целей НДФЛ дата фактического получения дохода в виде зарплаты в такой ситуации не разделяется: вся сумма считается полученной одновременно. Для той части, которая остается в распоряжении работника, — это день получения соответствующих сумм в кассе или перечисления на его счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). А для той части, которая удерживается работодателем в счет погашения обязательств, — день перечисления соответствующих сумм по распоряжению работника на счет работодателя (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому и в расчете 6-НДФЛ такая зарплата отражается без каких-либо особенностей: точно также, как если бы удержания не производились.

Возможна и другая ситуация: работник просит направить часть его жалования третьему лицу в счет оплаты каких-то покупок или погашения задолженности. Причем такую операцию требуется провести в межрасчетный период — после выплаты «аванса», но до окончательного расчета за месяц.

В этом случае надо помнить, что при каждом таком перечислении у сотрудника будет возникать доход в виде заработной платы. Ведь, в подпункте 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ прямо сказано: доход в денежной форме признается фактически полученным, если деньги перечислены на счет третьего лица по поручению налогоплательщика.

Значит, на соответствующую дату надо исчислить НДФЛ и удержать его из той суммы, которую сотрудник просит перечислить на счет третьего лица (п. 3 и 4 ст. 226 НК РФ). Эту операцию нужно отразить в 6-НДФЛ как обычную выплату зарплаты. Если этого не сделано, придется сдать уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий