Строка УПД «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» в электронном документе

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Графкин Олег

Ответ прошел контроль качества

От контрагентов поступают электронные УПД (ЭДО). В строке УПД «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» отсутствует какая-либо информация не только в УПД на услуги, но и при поступлении товаров. При этом строка «Ответственный за правильное оформление сделки, операции» в таких УПД является заполненной. Обязательна ли для заполнения строка УПД «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» в электронном УПД в статусе «1» (счет-фактура)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.

Электронный УПД в статусе "1" подписывается со стороны продавца в том же порядке, что и электронный счет-фактура: Также при использовании УПД в качестве первичного документа (статус документа "1" или "2") со стороны продавца электронный УПД подписывается подписью лица, ответственного за оформление сделки.

При этом уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки) показатель по строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" УПД как в случае отгрузки товаров, так и в случае оказания услуги, может не заполняться.

Если в электронном УПД отсутствуют данные в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то это означает, что подписант со стороны продавца (исполнителя) ответственен как за передачу товаров (услуг), так и за правильное оформление сделки.

Обоснование позиции:

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных ему продавцом сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В силу п. 2 ст. 169 НК РФ основанием для принятия покупателем НДС к вычету являются только те счета-фактуры, которые соответствуют требованиям, установленным пп. 5, 5.1, 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ (а также Правилам заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденные во исполнение п. 8 ст. 169 НК РФ постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

При этом, поскольку нормами главы 21 НК РФ не запрещено указание в счете-фактуре дополнительных реквизитов, продавец имеет право по согласованию с покупателем оформить счет-фактуру по форме универсального передаточного документа (далее - УПД) Смотрите письмо ФНС России от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619.

УПД - это документ, применение и рекомендуемая форма которого предложены ФНС России в письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96 (далее - Письмо ФНС). Его использование при оформлении ряда фактов хозяйственной жизни позволяет одновременно выполнять требования как по составлению первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ), так и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). При оформлении УПД со статусом "1" счет-фактура не выставляется.

Общие требования к подписанию счета-фактуры

На основании п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Подписание счетов-фактур от имени организации-продавца неустановленными лицами, согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, является самостоятельным основанием для отказа в принятии налоговых вычетов по НДС (смотрите, например, постановление ФАС Дальне-Восточного округа от 10.06.2014 N Ф03-2116/201).

В письме Минфина России от 14.10.2015 N 03-07-09/58937 было отмечено, что дополнительное указание в счете-фактуре фамилий и инициалов лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру, наряду с фамилиями и инициалами руководителя и главного бухгалтера не следует рассматривать как нарушение требований НК РФ по заполнению счета-фактуры. В письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 Минфин России разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.

В письме Минфина России от 21.10.2014 N 03-07-09/53005 специалисты финансового ведомства пояснили, что нормами НК РФ и Правил не установлено запрета на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425.

Подписание электронного счета-фактуры

Из ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 1 ст. 169 НК РФ следует, что первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (в электронной форме).

Пунктом 1 ст. 169 НК РФ установлено, что счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Как следует из рассматриваемой ситуации, между заказчиком и исполнителем заключено соглашение об электронном документообороте (ЭДО).

В соответствии с абзацем вторым п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации. Смотрите также письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489.

В соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ формы и порядок заполнения форм налоговых деклараций (расчетов), а также форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

В свою очередь, в силу пп. 8 и 9 ст. 169 НК РФ порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Минфином России.

Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н введен порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - Порядок N 14н). Упомянутый Порядок применяется с 1 июля 2021 года.

Согласно п. 5 Порядка N 14н счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком N 14н.

Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронной форме: формирует счет-фактуру в электронной форме в соответствии с установленными требованиями (согласно пунктам 5, 5.1, 5.2 и абзацу второму п. 6 ст. 169 НК РФ) и утвержденным форматом, действующим на дату формирования (создания) счета-фактуры в электронной форме (подп. "а". п. 14 Порядка N 14н).

Указанный Формат применяется при формировании в электронной форме счета-фактуры, документа об отгрузке товара (работ, услуг), включающего в себя счет-фактуру, или документа об отгрузке товара (работ, услуг). Формат корректировочного счета-фактуры, документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру (т.е. корректировочного УПД), или документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@.

В соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден согласно приложению к приказу ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

В связи с введением национальной системы прослеживаемости товаров ФНС доработала форматы универсальных передаточного и корректировочного документов. В письме от 28.05.2021 N ЕА-4-15/7407 ФНС России направила для использования в работе рекомендуемые форматы, а также xsd-схемы к ним.

На основании подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ с 01.07.2021 счет-фактура дополнен реквизитами, позволяющими идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных прав. Согласно подп. "з (1)" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры указанный реквизит содержится в строке 5а счета-фактуры. Поэтому с 1 июля 2021 года в случае использования рекомендованной ФНС России формы УПД со статусом "1" налогоплательщики отражают дополнительную информацию о документе об отгрузке товаров в строке 5а счета-фактуры (смотрите письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368@).

При этом пункт 8 Правил заполнения счета-фактуры с 01.07.2021 дополнен положениями о том, что при составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатели, которые не заполняются или в которых проставляются прочерки, а также показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируются (аналогичные правила установлены и для корректировочного счета-фактуры, смотрите п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

То есть для электронного счета-фактуры достаточно одной подписи - руководителя или иного уполномоченного лица.

Также Порядком N 14н установлено, что:

- оператор электронного документооборота, заключивший договор с покупателем, при получении счета-фактуры в электронной форме не позднее следующего рабочего дня, в том числе осуществляет проверку счета-фактуры в электронной форме на соответствие действующему формату и электронной подписи в случае содержания реквизитов прослеживаемости или в соответствии с условиями договора, заключенного между продавцом и Оператором электронного документооборота, заключившим договор с продавцом (подп. "б" п. 15 Порядка N 14н).

- а покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет его на соответствие вышеуказанным требованиям (пп. 17, 18 Порядка N 14н).

Подписание электронного УПД

Отметим, что электронный УПД в статусе "1" (счет-фактура и одновременно первичный документ) подписывается со стороны продавца в том же порядке, что и электронный счет-фактура усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного продавцом лица (таким лицом является руководитель либо иное лицо, уполномоченное на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя). Подпись главного бухгалтера при этом не требуется.

При этом для подписания первичного документа (независимо от статуса УПД (статус документа "1" или "2")), необходима электронная подпись лица, ответственного за оформление операции.

Так., применительно к использованию УПД в качестве первичного документа (статус документа "1" или "2") следует указать, что в таком случае необходимо заполнение обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Приложение 4 к Письму ФНС).

Из п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что обязательным реквизитом первичного учетного документа являются наименование должностей, а также подписи и инициалы (иные реквизиты):

- лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления,

или

- лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события.

Это означает, что в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа допускается наличие только должности и подписи лица, ответственного за оформление свершившегося события, без указания наименования должности и подписи лица, совершившего сделку, операцию.

В Приложении 4 к Письму ФНС раскрывается, где в УПД можно найти значение обязательного показателя первичного учетного документа, установленного п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Так, выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность ее оформления, обеспечивается указанием данных в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" УПД.

В свою очередь, выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события, обеспечивается указанием соответствующих данных в строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД.

Таким образом, при наличии указания в строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события, выполняется требование о наличии в первичном документе обязательного реквизита, предусмотренного п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Выполнение же требования о наличии подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события, с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ), обеспечивается указанием подписи продавца в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки,) или в строке 13, если физическое лицо, указанное в строке 10, не является ответственным за правильность оформления операции (сделки) (а при отсутствии подписей в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" или в строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД - подпись в строке Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов).

Таким образом, при наличии подписи в строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД (или в строке, в которой указывается Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов) выполняется требование о наличии в первичном документе обязательного реквизита, предусмотренного п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в Приложении 3 к Письму ФНС. В частности, по строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" УПД может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Тут же говорится, что данный показатель является уточняющим обстоятельства осуществления операции (сделки).

Так, например, если товар отгружается непосредственно со склада продавца работником организации-продавца, то есть продавец не уполномочивает какое-либо лицо передать товар от его имени (например, не уполномочивает хранителя, экспедитора, перевозчика), уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки) показатель (строка "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал") может не заполняться. По сути, этот показатель несет дополнительную информацию (при наличии).

То есть показатель по строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал" УПД, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки), может не заполняться как при отгрузке товаров, так и при оказании услуг.

Согласно Приложению 3 к Письму ФНС по строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Из этого также следует, что для соблюдения положений п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в отдельной ситуации достаточно, если в УПД заполненным будет значение показателя по строке "Ответственный за правильное оформление сделки, операции" УПД, в котором должны быть указаны должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица, ответственного со стороны продавца (исполнителя) за правильность оформления свершившегося события.

В случае, если счет-фактура, составленный в электронном формате, включает в себя также данные первичного документа об отгрузке, при формировании такого электронного документа указывается функция "СЧФДОП".

Как указано в описании рекомендуемого формата УПД, документ с функцией "СЧФДОП" состоит из двух файлов обмена, представляемых по следующим форматам:

- формат представления счета-фактуры с дополнительной информацией (информации продавца), состоящий из сведений, предусмотренных для счетов-фактур ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", а также дополнительных сведений передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки (информация продавца). Файл подписывается лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур, и лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта;

- формат представления дополнительной к счету-фактуре информации, состоящей из сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (информация покупателя), подписанный электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта.

Также отметим, что в письме от 16.06.2017 N ЕД-4-15/11485 ФНС России (применительно к использованию ранее действовавшей формы электронного документа) указал на то, что в формате аналогичного по назначению первичного учетного документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме, утвержденном приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@, предусмотрена множественность подписи, позволяющая сформировать подписи не только лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, но и иных лиц, участвующих в совершении сделки, операции (элемент "подписант" в таблице 5.4 и таблица 5.23 "Сведения о лице, подписавшем информацию продавца в электронном виде (Подписант)"). Одновременно для случаев подписания документа лицом, не участвующим непосредственно в отгрузке (передаче) товара (груза), в таблице 5.16 "Содержание факта хозяйственной жизни (3) - сведения о факте передачи (об отпуске груза) (СодФХЖЗ)" предусмотрена возможность отражения сведений о передавшем (отпустившем) товар (груз) лице без подписания им документа о передаче товара.

В сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном юридическому лицу, в том числе указываются физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Это может быть как руководитель, так и иное лицо, уполномоченное доверенностью. Ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено (смотрите дополнительно Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).

При этом лицо, подписывающее электронный УПД по сертификату ключа проверки электронной подписи, автоматически указывается в качестве ответственного за оформление свершившегося события в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

В случае, если физическое лицо со стороны отправителя электронного УПД с функцией "СЧФДОП" наделено соответствующим правами и обязанностями и одновременно ответственно как за передачу товаров (услуг), так и за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, проставление двух электронно-цифровых подписей при соответствующей настройке электронной программы будет автоматически выполняться как однократное подписание УПД со стороны этого ответственного лица.

Таким образом, если в электронном УПД отсутствуют данные в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то можно сделать вывод о том, что лицо, ответственное за передачу товаров (услуг) со стороны продавца, проставляющее первую электронно-цифровую подпись, и лицо, ответственное за отражение фактов хозяйственной деятельности, проставляющее вторую электронно-цифровую подпись, совпадают.

Иными словами, если в электронном УПД отсутствуют данные в строке "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то подписант со стороны продавца (исполнителя) ответственен как за передачу товаров (услуг), так и за правильное оформление сделки, операции со своей стороны.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий