Порядок исправления ошибок при расчете НДФЛ у работодателя

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Каждая компания или индивидуальный предприниматель сталкиваются с расчетом НДФЛ. Особенно, если они выступают в роли налоговых агентов (работодателей). И вот тут часто можно столкнуться с ошибками, о которых мы хотим вам рассказать.

Первая ошибка, это когда организация или ИП сняли с себя обязанность по перечислению НДФЛ и договорились с самим работником (иным физическим лицом), чтобы налог платили непосредственно сами граждане. Например, заключение договора аренды с физическим лицом, выполнение работы (услуги) для компании физическим лицом. При заключении договоров гражданско-правового характера в тексте самого договора можно встретить условие о том, кто берет на себя обязанность по уплате НДФЛ в бюджет.

Стоит сразу обратить внимание на то, что это грубая ошибка. В договоре не надо описывать порядок уплаты НДФЛ. Это прямая обязанность компании (ИП), если они заключают договор с физическим лицом. Даже если стороны и написали об этом в договоре, то это не является основанием для освобождения компании (ИП) от статуса налогового агента по НДФЛ.

Как пишет Федеральная налоговая служба в своем письме от 12.01.2015 г. № БС-3-11/14, согласно п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, являющиеся источником выплаты дохода налогоплательщику, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 НК РФ.

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. При этом особенностей выполнения налоговым агентом своих обязанностей при выплате налогоплательщику доходов по решению суда Налоговым кодексом не предусмотрено.

Минфин также рассматривал аналогичный вопрос и отметил, что российская организация, выплачивающая физическому лицу арендную плату за арендуемое у него жилое помещение, признается налоговым агентом в отношении таких доходов физического лица и, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 226 НК РФ.

При этом в соответствии с п. 5 ст. 3 НК РФ ни на кого не может быть возложена обязанность уплачивать налоги и сборы, а также иные взносы и платежи, обладающие признаками налогов или сборов. Положения гражданско-правового договора не могут изменять обязанности, установленные Налоговым кодексом. Основание: письмо Минфина России от 02.06.2015 г. № 03-04-06/31829.

Вторая ошибка, это когда размер стандартного налогового вычета на ребенка работодатель рассчитывает пропорционально отработанным дням в месяце. Например, работник был оформлен на работу 15 мая 2017 года, он сразу предъявил все документы для предоставления ему стандартного детского вычета на одного ребенка в размере 1400 рублей. Бухгалтер работодателя предоставила вычет за май 2017 год не в размере 1400 рублей, а рассчитала пропорционально отработанному времени в мае. Это ошибка.

На основании подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ стандартный вычет на первого ребенка предоставляется в размере 1400 рублей в месяц и это фиксированная величина. Нельзя делить или вести иной расчет стандартного вычета за месяц. Даже если сотрудник проработает один рабочий день в месяце, ему положен вычет в размере 1400 рублей.

Третья ошибка, это когда бухгалтер не знает как поступить, если сумма заработной платы больше суммы стандартных вычетов. Например, сотрудник был принят на работу 15 мая 2017 года, ранее доходов он не имел. Через три дня после трудоустройства работнику пришлось по семейным обстоятельствам взять отпуск за свой счет на месяц. Как рассчитать зарплату за май 2017 года? Допустим, его зарплата за три рабочих дня составила 2 750 рублей, а у него двое детей и вычет на детей составил 2 800 рублей. Как мы видим, сумма стандартных вычетов больше, чем общий размер дохода. Поэтому, на руки работник получит 2 750 рублей, без удержания НДФЛ.

Четвертая ошибка, это когда бухгалтерия работодателя по просьбе или по требованию самого сотрудника возвращает налог за те периоды, которые нельзя было предоставлять вычет. Приведем такой пример: работница компании в апреле 2017 года принесла на работу налоговое уведомление для работодателя о предоставлении ей имущественного вычета (она купила в январе 2017 года квартиру). И на работе по требованию работницы выплатили ранее удержанный НДФЛ за период с января по март 2017 года. Это грубая ошибка.

Как пишет Минфин России в своем письме от 26.08.2016 г. № 03-04-05/50129, в случае обращения налогоплательщика к работодателю за предоставлением имущественного налогового вычета не с первого месяца налогового периода данный вычет предоставляется начиная с месяца, в котором налогоплательщик обратился за его предоставлением, применительно ко всей сумме дохода, начисленной налогоплательщику нарастающим итогом с начала налогового периода.

Порядок возврата налогоплательщику излишне удержанных налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумм налога на доходы физических лиц установлен ст. 231 НК РФ.

Возврат удержанных налоговым агентом сумм налога до получения от налогоплательщика письменного заявления о предоставлении имущественных налоговых вычетов и подтверждения налоговым органом права налогоплательщика на получение указанных вычетов на основании ст. 231 НК РФ невозможен, поскольку правомерно удержанные налоговым агентом суммы налога не могут быть квалифицированы как излишне удержанные.

Пятая ошибка, когда НДФЛ был перечислен по ошибке за того или иного работника. И после обнаружения этой ошибки бухгалтер сделал поправки следующим месяцем. Так делать нельзя, необходимо было в будущих периодах вести правильный расчет, а на сумму излишне уплаченного НДФЛ надо было подать в ИФНС заявление о возврате. Как советует ФНС России в письме от 06.02.2017 г. № ГД-4-8/2085@, п. 9 ст. 226 НК РФ установлено, что уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается. Следовательно, перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой НДФЛ.

В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации.

Налоговый орган, в случае отсутствия у указанного налогового агента задолженности по иным федеральным налогам, осуществляет возврат излишне уплаченной суммы, не являющейся НДФЛ, в порядке, установленном ст. 78 НК РФ.

При этом следует учесть, что подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ, как и подтверждение факта излишнего удержания и перечисления НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ, а возврат на расчетный счет организации осуществляется с учетом положений абз. 2 п. 6 ст. 78 НК РФ.

Кроме того, возможен зачет таких ошибочно перечисленных сумм по реквизитам уплаты НДФЛ в счет погашения задолженности по налогам соответствующего вида, а также в счет будущих платежей по иным налогам соответствующего вида.

Шестая ошибка, это когда бухгалтер переносит стандартные вычеты на ребенка на следующий налоговый период (год). Стандартные налоговые вычеты могут быть перенесены на следующий месяц, но только внутри одного года.

Приведем такой пример: у сотрудника компании в январе 2017 года не было начислений по заработной плате, его оклад составляет 25 000 рублей в месяц. У работника двое детей и на обоих он получает стандартный вычет. Как ему считать зарплату в феврале 2017 года? Так как в январе не было выплат, то вычет на детей января мы складываем с вычетом февраля и включаем в расчет. Его налоговая база для расчета НДФЛ будет равна = 25 000 - 2800 (вычеты за январь) - 2800 (вычеты на детей за февраль).

Но если бы у нас была бы такая ситуация в период с декабря 2016 года по январь 2017 года, то в таком случае сумма неучтенных стандартных вычетов декабря никоим образом бы не должна была попасть в расчет заработной платы за январь 2017 года.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий