МЧД: как перейти на машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года

Предполагалось, что с сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной для многих организаций и ИП. Однако Федеральный закон от 04.08.23 № 457-ФЗ на целый год отсрочил обязательный переход на МЧД. Кто может воспользоваться отсрочкой, а кому придется оформить МЧД уже сейчас? Как выпустить машиночитаемую доверенность и в какой ситуации ее применять? Отвечаем на эти и другие важные вопросы.

Что такое МЧД

Это машиночитаемая доверенность. Ее прикладывают к электронному документу, если он скреплен подписью не директора организации (ИП), а уполномоченного лица (главбуха, специалиста по госзакупкам и проч.). МЧД подтверждает, что данное лицо имеет право визировать документы организации.

Как выглядит МЧД

Машиночитаемую доверенность нельзя оформить на бумаге. Ее можно создать и хранить только в электронном виде в формате XML.

Кому необходима МЧД

Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим, какие способы подписания электронных документов существуют. До конца августа 2023 года доступно четыре варианта.

Первый вариант: подпись ставит руководитель компании или предприниматель, используя сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Такой сертификат можно получить в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (подп. 1 п. 1 ст. 17.2 и подп. 1 п. 1 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Второй вариант: руководитель компании или ИП может использовать сертификат, полученный ранее в коммерческом удостоверяющем центре не позднее 31 декабря 2021 года. Начиная с сентября 2023 года, данный способ будет недоступен (ч. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.19 № 476-ФЗ).

Третий вариант: подпись ставит человек, уполномоченный визировать электронные документы вместо руководителя или ИП. Для этого используется личный сертификат физлица, полученный в коммерческом УЦ. К документу прикладывается МЧД (см. «Свежие поправки в закон об электронной подписи: чем и как подписывать отчетность в 2022 году»).

Четвертый вариант: уполномоченное лицо использует сертификат сотрудника. В этом случае МЧД не нужна. Ранее предполагалось, что сертификаты сотрудника будут применяться до конца августа 2023 года. Сейчас их разрешили использовать до конца срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Получить такую ЭП можно в коммерческом УЦ не позднее 31 августа 2023 года (ч. 2.7 ст. 3 Закона № 476-ФЗ в редакции Федерального закона от 04.08.23 № 457-ФЗ).

Подведем итог. МЧД требуется, если документы от имени компании или ИП подписывает уполномоченный представитель (сотрудник или стороннее лицо, например, бухгалтер на аутсорсинге). Если же директор (предприниматель) сам визирует электронные документы, доверенность не нужна.

Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года

В сентябре и далее уполномоченный представитель может обходиться без машиночитаемой доверенности, если имеет сертификат сотрудника. Но МЧД точно понадобится, когда наступит наиболее ранняя из двух дат:

• окончание срока действия сертификата сотрудника;
• 1 сентября 2024 года.

Чтобы обходиться без МЧД как можно дольше, нужно до конца августа 2023 года сделать одно из двух. Выпустить в коммерческом УЦ сертификат сотрудника, а если он уже есть — продлить срок его действия. В сентябре сделать это уже не получится.

Нужно ли переходить на МЧД в 2023 году

Итак, перейти на машиночитаемые доверенности придется тем уполномоченным представителям, у которых по состоянию на 1 сентября 2023 года не будет действующего сертификата сотрудника.

Для остальных представителей оформление машиночитаемой доверенности останется добровольным вплоть до 31 августа 2024 года (либо до даты окончания срока действия сертификата сотрудника). Но специалисты рекомендуют досрочно перейти на МЧД, чтобы привыкнуть к порядку работы с ней.

Как переход повлияет на электронную подпись

После того, как машиночитаемая доверенность станет обязательной (а именно с 1 сентября 2024 года), визировать электронные документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную КЭП физлица. А компании (предпринимателю) нужно будет оформить на такое лицо МЧД.

Как перейти на МЧД в 2023 году

Процедура перехода состоит из трех шагов.

Шаг 1. Обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить ЭП физлица.

Шаг 2. Выпустить машиночитаемую доверенность.

Доверенность для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности можно создать на специальном портале ФНС. Там реализована версия 002, и отдельно — версия для обмена документами с ИФНС. Также сервис позволяет проверить МЧД и направить ее в налоговую инспекцию.

Шаг 3. Подписать доверенность усиленной КЭП директора (предпринимателя). Напомним, что руководители и ИП получают УКЭП в налоговой инспекции (до сентября 2023 года можно использовать подпись, полученную в коммерческом УЦ).

Что изменится с обязательной МЧД

Подписание электронных документов будет происходить следующим образом. Бухгалтер (или иное лицо) заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает к ним машиночитаемую доверенность.

Обязательно ли каждый раз прикладывать МЧД к налоговой и бухгалтерской отчетности, либо к переписке с бизнес-партнерами? Нет, не обязательно. Достаточно один раз загрузить доверенность в реестр на специальном портале ФНС. Потом, подписывая электронный документ, сотрудник будет отправлять не саму МЧД, а только ее реквизиты.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий