30.10.2012   Онлайн-конференция компании «Такском» «Электронный документооборот. Практика использования»

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Сделать очень просто: необходимо направить письмо об изменениях за подписью действующего руководителя, и мы произведем внеплановую замену сертификата.

ООО «Такском», Первый заместитель Генерального Директора

Вопрос мотивации подключения контрагентов к обмену электронными документами является ключевым на данном этапе. И во многом процесс активного подключения зависит от вашей позиции. На Западе различают две модели вовлечения контрагентов в электронное взаимодействие:

Добровольная стратегия – это модель, основанная на убеждении, переговорах с контрагентами, обсуждения с ними явных и скрытых преимуществ электронного обмена. Результат достаточно долгий и протяженный во времени и дает от 5 до 50% подключений сторонних компаний.

Агрессивная стратегия – навязывание условий перехода на ЭДО в обязательном порядке как часть исполнения договорных отношений (как правило, диктуется со стороны крупных компаний с сильной позицией на рынке либо монополистами) – эффект до 95% охвата своих контрагентов.

На наш взгляд, будет разумным сочетание преимуществ двух подходов в работе с вашими партнерами, но главные наши рекомендации:

– предлагайте клиенту переходить поэтапно (100% переход – явная утопия);

– советуйте для начала выбирать документы и стандартные процессы, которые не претерпят существенного изменения от смены формы документа с бумажной на электронную, либо являются типовыми и массовыми (как например, ежемесячный биллинг);

– напоминайте клиенту про экономическую эффективность (клиенты не умеют считать себестоимость обработки и хранения документов).

И еще. Для небольших организаций в нашей компании есть очень простое и удобное средство работы – веб-портал Такском-Файлер, который не требует никакой инсталляции и обслуживания. Заходи и работай.
Все, что нужно, это криптография и сертификат, которые у контрагента скорее всего есть, так как практически все сдают отчетность в электронном виде.

ООО «Такском», Первый заместитель Генерального Директора

Безусловно, обмен электронными документами между партнерами по бизнесу имеет целый ряд преимуществ:
– снижение затрат на обмен документами;
– ускорение обмена документами;
– снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему;
– снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически;
– ускорение ввода документов (приходование товара);
– снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи);
– хранение документов в памяти компьютера, отказом от бумажных архивов;
– быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ ИБ;
– снижение затрат на подготовку к проверкам госорганов.
Чтобы начать обмен электронными документами прямо в программе 1С нужно :
1) Иметь Электронную  подпись, например для сдачи отчетности. В случае отсутствия крипто-ПО и ЭП – приобрести их у компании Такском (либо у Партнера 1С;
2) Заполнить заявку для регистрации на сайте 1С-Такском (в июле планируется встроить регистрацию прямо в ПП 1С);
3) Заключить с партнером 1С, у которого приобретена 1С:ИТС, лицензионный договор на право использования ПО 1С-Такском;
4) Внести дополнения о ведении учета и обмена документами в электронном виде в учетную политику;
5) Оформить соглашение об организации электронного взаимодействия с контрагентом – образец есть на сайте 1С:ИТС.

ООО «Такском», Первый заместитель Генерального Директора

Порядок представления документов на подтверждение льгот определяет Федеральная налоговая служба России. Налоговые органы ведут большую работу в этом направлении.
Уже реализован порядок истребования документов по запросу ФНС, по которому представлять документы можно и в электронном виде, причем как сами документы, так и и сканы документов, существующих только на бумаге.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Альбина, мы рады предложить наш новый совместный продукт с компанией 1С, мы его назвали «1С-Такском». Это сервис, который:
– Обеспечивает обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами и другими электронными документами через Интернет с использованием электронной подписи непосредственно из конфигурации на платформе 1С Предприятие 8.2
– В соответствии с приказом Минфина №50н от 25.04.2011 обмен ЭСФ осуществляется через аккредитованного оператора ЭДО – «Такском», который обеспечивает гарантированную доставку электронных документов и их юридическую значимость;
– Так же при необходимости  мы обеспечим пользователей средствами криптографической защиты информации и ключами электронной подписи.
На основе автоматически загружаемых входящих электронных документов так же автоматически создаются документы информационной базы, которые остается только провести!
– Поддерживаются: счета, счета-фактуры, накладные, акты, отчеты комиссионера, каталоги  товаров, прайс-листы, заказы, а также документы произвольного формата
– Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик», это реально проще, чем подготовить бумажный экземпляр!
– Можно использовать любую ЭЦП, которую признает ФНС, например применяемую для сдачи отчетности.

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Для этого надо оформить бланк заказа услуги на сайте  www.taxcom.ru

ООО «Такском», Первый заместитель Генерального Директора

Безусловно, работа с электронными документами через двух Операторов электронного документооборота предусмотрена (см. приказ Минфина России от 25.04.2011 г. № 50-н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи») Однако обмена между клиентами разных операторов электронного документооборота еще нет. Рабочая группа Операторов ЭДО СФ разработала технические процедуры роуминга. В настоящий момент идет реализация и тестирование согласованных решений. После появления такой возможности будут опубликованы документы, определяющие требования обеспечения роуминга и цены на отправку электронных документов клиентам других операторов.
В настоящее время мы представляем возможность использовать любые сертификаты ключей подписи, выданные удостоверяющими центрами в зоне доверия ФНС России, для работы с продуктовой линейкой «Такском-Доклайнз» (Такском-Файлер, 1С-Такском и др.)

ООО «Такском», Первый заместитель Генерального Директора

Дублировать электронный документ на бумаге не нужно, так как в соответствии с законодательством (например, ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый и Гражданский кодекс, а также ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» и ФЗ «Об электронной подписи») допускается существование оригинала документа как в бумажном, так и в электронном виде. При этом дублирование документа, оформленного в электронном виде, на бумажном носителе не требуется.

Предусмотрены оба варианта хранения файлов  в соответствии с установленными законодателем сроками хранения документов:

– непосредственно в информационной базе;

– в томах на диске (в папках файловой системы).

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Полина, пользователи «1С:Предприятие 8»  могут получить серьезные выгоды при переходе на электронное взаимодействие с контрагентами – за счет применения интегрированного совместного решения «1С-Такском» (разработка фирмы «1С» и крупнейшего оператора электронной отчетности компании «Такском»):

– Вся работа ведется в «1С:Предприятии 8»: подготовка документов, их подписание, отправка, хранение, прием документов, формирование журналов и реестров и пр.

– Не надо тратить время на ручной ввод или загрузку документов в систему из внешней программы электронного документооборота. Входящие документы в информационной базе «1С:Предприятия 8» формируются автоматически на основе полученных электронных документов – их остается только провести.

– Поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д.

– Все настройки выполняются в «1С:Предприятии 8» в пользовательском режиме.

– Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота подходит любой сертификат электронной цифровой подписи, который признает ФНС России.

– Входящие электронные документы не тарифицируются и не оплачиваются.

Таким образом, выставлять счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и другие бухгалтерские документы Вы сможете, работая в привычном интерфейсе программы «1С:Предприятие 8» без дублирования и переноса данных в какие-либо сторонние программные средства.