10.02.2012   Аутсорсинг бухгалтерского учета. Зачем и когда он нужен предприятию? Как грамотно выбрать аутсорсера?

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Документом, подтверждающим фактическое выполнение обязательств, предусмотренных договором аутсорсинговой компании, является акт об оказании услуг, либо акт о предоставлении персонала, подписанный обеими сторонами договора. Следует иметь в виду, что расходы аутсорсинговой компании должны соответствовать ст.252 НК РФ, то есть должны быть не только документально подтвержденными, но и экономически обоснованными. В налоговом учете затраты на услуги аутсорсинга у организации-заказчика, как правило, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Предъявленная аутсорсером сумма НДС подлежит вычету на основании подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ при наличии счета-фактуры и после принятия к учету оказанных услуг.

экспедиторские компании, СВХ, юрист

Необходим стандартный набор документов (Договор, счет, с/фактура, акт выполненных работ). Но если будут дополнительные, промежуточные документы как-то: согласования, сверки, отчеты, производственная переписка, т.е. все, что обычно происходит на словах ляжет на бумагу – это будет солидное подспорье как в споре с ФНС, так и при возникновении взаимных претензий. В акте же необходимо расписать наименование работ, затраченные силы, средства и время, отсутствие или наличие материальной ответственности в конкретных суммах, и т.д. (и чем подробнее – тем лучше). Кроме того, на мой взгляд, необходимо заранее позаботиться об официальном обосновании привлечения такой компании к работе (в виде приказа, докладных записок и т.д.) особенно, если у вас есть работники, занимающиеся такой же деятельностью.

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Первичным документом в данном случае будет являться акт. Унифицированная форма такого документа отсутствует. Поэтому организация должна утвердить форму акта в учетной политике. Форма должна содержать все обязательные реквизиты в соответствии со ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами (договор; при необходимости – копия лицензии; счет-фактура; акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора). Акт об указании услуг должен быть составлен в соответствии с перечнем услуг, указанных в договоре. Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета. Как правило, в договоре указывается сумма, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру за определенный период времени (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год). Этот оговоренный в договоре объем работ и соответствующая ему стоимость указывается в акте.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

При проведении выездных налоговых проверок должностные лица налоговых органов руководствуются Налоговым Кодексом РФ, иными нормативно-правовыми актами, Регламентом выездных налоговых проверок, Регламентом мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками, методическими рекомендациями по проведению выездных налоговых проверок по отдельным налогам (сборам), по отдельным категориям налогоплательщиков, утвержденным ФНС России.

В настоящее время основным документом, регламентирующим деятельность налоговых органов по планированию выездных проверок, является Концепция системы планирования выездных налоговых проверок, утвержденная приказом ФНС России от 30.05.2007 г. № ММ-3-06/333 Разработанная Концепция определила 12 критериев налоговых рисков, по которым каждый налогоплательщик может самостоятельно определить зону риска. Очевидно, что для доказательства правоты своих действий необходима ссылка на установленные законодательные акты. Письменные разъяснения консультанта аутсорсинговой компании к таким законодательным актам не относятся, но если в них есть ссылки на НК РФ, другие нормативно-правовые акты, можно эти ссылки использовать.

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Обычно наша компания принимает участие в ходе налоговой проверки наших клиентов, представители налоговой инспекции приходят к нам в офис. И в абсолютном большинстве случаев нам удается отстоять правильность наших решений. Мы присутствуем на всех встречах, а также готовим акт возражений по результатам проверки, если потребуется.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

К гражданско-правовым договорам, к которым относятся договора аутсорсинга, применяются общие положения об ответственности, предусмотренные ГК РФ и правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в Кодексе. Исходя из специфики договора аутсорсинга, при его заключении лучше всего учесть все существенные условия договора, предусмотренные ст.432 ГК РФ.

В первую очередь достаточно подробно и детализировано должен быть отражен предмет договора: весь перечень услуг или работ, которые должен выполнить аутсорсер, в противном случае не полное и нечеткое указание услуг или работ, при невыполнении аутсорсером договора, может иметь правовые последствия для заказчика.

Так, если договор аутсорсинга составлен на передачу работ по ведению бухгалтерского и налогового учета, необходимо распределить эти услуги по конкретным видам, как, например, составление и проверка первичных документов, составление оперативных отчетов по финансово-хозяйственной деятельности, составление и представление отчетов в налоговые органы, представление клиента в налоговых органах, внебюджетных фондах и т.п. По каждому конкретному виду операций необходимо установить сроки выполнения обязательств, а также цену и порядок оплаты. Также подробно должны быть названы все те условия, которые необходимы для выполнения договора. Особое внимание стоит уделить ответственности компании – аутсорсера за недочеты и ошибки, допущенные при выполнении условий договора. Ведь, несмотря на договор с аутсорсером, ответственность перед государственными и налоговыми органами за выполнение переданных видов работ и услуг несет заказчик. Поэтому по каждому конкретному виду ответственности лучше всего предусмотреть отдельную норму с указанием сумму штрафов и санкций за допущенные ошибки. Необходимо также предусмотреть распределение рисков между сторонами, в зависимости от наличия их в том вины. Иногда возможны ситуации смешанной вины, т.е. вины обеих сторон.

И конечно, договор аутсорсинга должен обязательно содержать ссылки и дословную терминологию ГК РФ и НК РФ.

экспедиторские компании, СВХ, юрист

В соответствии с законодательством РФ всю ответственность за свою деятельность, ее неудачи, нарушения (в том числе за не пробитый чек) и ошибки несет юридическое лицо как таковое и директор (как представитель и руководитель предприятия), в некоторых случаях главный бухгалтер. Исключением является уголовно-правовая ответственность и некоторые случаи материальной ответственности. Конечно, всегда имеется возможность, по крайней мере, теоретическая, возместить свои потери/ущерб с аутсорсинговой компании, но на практике это зависит от многих факторов: субъективных и объективных.

Не может быть универсальных советов как правильно прописать ответственность аутсорсинговой компании, но в любом случае нужно внимательно и подробно расписать предмет договора, ее права и обязанности сторон, связывая их с пунктами об ответственности.

Для ФНС любые договоры и акты экспертиз не являются доказательством вашей правоты, она может принять их во внимание, а может и не принять. Суд тоже примет от вас эти доказательства, но их процессуальная оценка может быть различной и зависит от множества факторов (правильности оформления, статуса организации, правильности подачи этих доказательств, выбора времени такой подачи и т.д.). В зависимости от этого такие документы можно использовать на разных стадиях доказательственного процесса (при проверке, при апелляции, в суде) – выбор за вами и вашими бухгалтером и юристом.

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Румия, мне, честно говоря, не вполне ясен смысл вопроса.

Ни одна крупная аутсорсинговая компания никогда не будет вводить в заблуждение заказчика. В нашем договоре обычно есть пункт о том, что наша компания оплачивает все налагаемые на клиента штрафы за неправильно оформленные документы или недоимки по налогам (в том случае, конечно, если это произошло по нашей вине). Так что подводить заказчика нам просто невыгодно.

Безусловно, одного квалифицированного бухгалтера на небольшом предприятии может и хватить. Проблемы у генерального директора начинаются, когда этот бухгалтер заболевает или увольняется, или, например, уходит в декретный отпуск. Кроме того, если ваш бухгалтер допустит ошибку, которая имеет серьезные финансовые последствия для компании, на практике вы не сможете заставить его компенсировать потери компании. Провайдер, с которым вы сотрудничаете, – другое дело, его ответственность описывается в договоре.

Пункт об ответственности является стандартной частью договора любого серьезного провайдера.

Кроме того, провайдер в любом случае отвечает за качество оказываемых услуг по Гражданскому кодексу.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Поскольку в российском законодательстве специальное правовое регулирование аутсорсинга отсутствует, договор аутсорсинга в силу своей специфики должен быть детально проработан с точки зрения гражданско-правовых последствий.

С этой целью следует, как можно более конкретно очертить круг передаваемых привлеченному персоналу обязанностей, контроль и требование профессионального опыта привлекаемого персонала, обеспечение им коммерческой и служебной тайны, неразглашение персональных данных сотрудников и клиентов заказчика должны быть внесены в договор аутсорсинга. Особое внимание следует уделить мерам ответственности.

Привлеченный сотрудник за качество выполненной работы, а также за соблюдение трудовой дисциплины отвечает перед работодателем в рамках трудовых отношений. Результат работы привлеченного персонала порождает правовые последствия только для компании-заказчика. Поэтому заказчик должен предусмотреть в договоре компенсацию своих возможных потерь, понесенных вследствие некачественной работы привлеченного персонала, нарушения им условий договора или трудовой дисциплины. Ответственность может быть предусмотрена как в виде возмещения ущерба, так и в виде штрафов.

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Кирилл, скорее всего, вы путаете понятия аутсорсинга и аутстаффинга. При аутстаффинге компания предоставляет Вам сотрудников, но не отвечает за результаты его работы.

Честно говоря, с работой сторонних сотрудников в должности кассиров не сталкивалась, поскольку кассиры являются материально отвественными лицами и, как правило, сотрудниками компании.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

ИТ-аутсорсинг — передача внешней компании ряда внутренних услуг предприятия, связанных с разработкой, внедрением и сопровождением ИТ инфраструктуры предприятия . В России ИТ- аутсорсинг пока используется как компании по подбору высококвалифицированного персонала в области информационных технологий. При этом заказчик, используя внешние ресурсы, сам ими управляет и, соответственно, самостоятельно несет ответственность за результат. Поставщик услуг, в свою очередь, должен обеспечить заказчика ресурсами нужного уровня и своевременно осуществить их замену, если это необходимо. Значительно реже распространен функциональный и стратегический ИТ-аутсорсинг.

Благодаря функциональному аутсорсинга компания может значительно повысить качество своих ИТ -сервисов. При стратегическом все управление ИТ-службами передается аутсорсинговой компании.

Финансовые преимущества ИТ-аутсорсинга:

В сокращение общих издержек предприятия, заключившего договор с ИТ- аутсорсингом прежде всего входят расходы по выплате заработной платы, отсутствие налоговых и социальных платежей, и другие выплаты, которые неизбежны при содержании собственной ИТ службы. Предприятие получает возможность принять к вычету сумму НДС, которую она уплатит аутсорсеру.

При ИТ-обслуживании на условиях аутсорсинга не нужно оборудовать рабочие места, не нужно тратить силы и средства на подбор и обучение новых работников. Разница между опытом штатных ИТ-сотрудников и собирательным опытом профессиональной компании существенна. ИТ-обслуживании дешевле, так как позволяет выбрать на рынке устраивающую по стоимости компанию.

Договорные отношения с ИТ-аутсорсинговой компанией строятся на основе гражданского, а не трудового права, что предполагает полное возмещение убытков в процессе коммерческой деятельности. Есть и чисто организационные и технические преимущества.

ИТ-аутсорсинг в гораздо большей степени позволяет пользоваться самыми передовыми ИТ-решениями и снижает все технические риски и обеспечивает информационную безопасность предприятия.

экспедиторские компании, СВХ, юрист

Преимущество аутсорсинга, в принципе, заключается в возможности отключиться от решения некоторых задач (поручив их решение узкоспециализированным профессионалам: компанией аудиторской или бухгалтерской, ЧОА, системщикам и т.д.) и заниматься более важными проблемами, направив на них высвободившееся время и силы.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

Аутсорсинг может быть использован, как в производственных, так и в финансовых секторах экономики. В России на сегодня аутсорсинговым компаниям, как правило, передаются такие функции, как:

– поддержка информационных систем, а также разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных информационных программ;

– постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности;

– поиск и подбор кадров, аренда сотрудников;

– охрана и служба безопасности;

– прочие услуги.

Наиболее развивающимся видом аутсорсинга в РФ является аутсорсинг бухгалтерского учета и IT-аутсорсинг.

Выгодное использование аутсорсинга заключается в том, что данный процесс позволяет компании-заказчику в значительной степени сократить издержки, снизить трудоёмкость, а также затраты на эксплуатацию приложений и информационных систем. Не менее важной выгодой является возможность использовать профессиональный опыт, накопленный аутсорсинговой компанией при решении аналогичных задач и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.

Для аутсорсинга бухгалтерского учета преимущество заключается в переложении ответственности за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию. Возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет поставщика услуг.

Но есть и недостатки. Уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании может быть недостаточным для оказания услуг на должном уровне. Существуют риски безопасности и утечки сведений конфиденциального характера, в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям предприятия. Кроме того, возможна потеря оперативности в учете для компаний с большим объемом хозяйственных операций.

Проблемными являются и психологические барьеры. Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. Для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации. В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется является оптимальным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета.

Международная юридическая фирма Baker & McKenzie, Советник

Аутсорсинг в настоящее время используется практически во всех отраслях производства, как правило, для вывода вовне непрофильных для данного предприятия функций. Широко используется аутсорсинг функции бухгалтерского учета и отчетности, телекоммуникационного администрирования, обслуживания помещений, транспортной функции и т.д.

Несмотря на столь широкое распространение, аутсорсинг как кадровая функция не поддерживается нормами российского законодательства. С учетом весьма сильной концепции фактических трудовых отношений, закрепленной в действующем ТК, применение аутсорсинга часто осложняется риском признания фактических трудовых отношений между работниками провайдера, которые оказывают услуги компании – клиенту, и этой компанией, если услуги фактически оказываются в помещении или на территории, или с использованием имущества клиента. Этот риск может быть снижен корректным оформлением договорных отношений между провайдером и клиентом (использованием договоров услуг, а не договоров предоставления персонала, или по крайней мере тщательной отработкой формулировок последних), трудовых отношений между провайдером и его работником, а также исключением из практики таких отношений факторов, которые могут прямо свидетельствовать о наличии трудовых отношений между компанией – клиентом и работником провайдера (фактическое подчинение такого работника внутренним правилам и должностным лицам клиента, оформление клиентом отдельных отношений по найму – отпусков, командировок, заработной плтаты и т.д., отсутствие фактического руководства работником со стороны провайдера - его работодателя по трудовому договору, иные подобные факторы).

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Аутсорсинг может быть использован в компаниях практически любой отрасли и любого размера.

Возможность сосредоточиться на развитии основного бизнеса предприятия и не тратить время на непрофильные вещи важна для всех. Но у всех компаний различные причины отдавать бухгалтерию на аутсорсинг.

Для малых компаний важны те знания и экспертиза, которые предоставляет своим клиентам аутсорисинговая компания. Руководитель небольшого предприятия не всегда может позволить себе принять в штат дорогостоящего специалиста, ему проще работать с внешним поставщиком.

Для предприятий среднего размера ключевой вопрос – это надежность, а также наработки и в области организации бизнес-процессов, регламентов и процедур, которые может внедрить аутсорсинговая компания. Как правило, именно тогда, когда предприятие проходит различные этапы становления бизнеса – от малого к среднему, от среднего к крупному, оно остро нуждается в формировании правильных бизнес-процессов, в том, чтобы ему помогли наладить эффективный документооборот и работу информационных систем.

Для крупного бизнеса важны масштабируемость, возможность быстро набрать или сократить штат сотрудников, обслуживающих финансы и бухгалтерия; экономия за счет объема; высокое качество работы поставщика, который, в отличие от внутреннего подразделения компании, постоянно вынужден бороться за улучшение качества своего сервиса.

И конечно, каждый руководитель хочет быть уверен в том, что все документы на его предприятии оформлены правильно и в соответствии с законодательством. Крупная аутсорсинговая компания, страхующая свои риски перед клиентом, готова обеспечить своим клиентам такую уверенность в завтрашнем дне.

Юридическая фирма Legal Consulting Group, Управляющий Партнер

В российском законодательстве понятие аутсорсинга не предусмотрено. Термин аутсорсинг заимствован из английского языка и дословно переводится как «использование внешнего источника».

Аутсорсинг – передача на договорной основе определенных собственных производственных задач или бизнес-процессов деятельности предприятий внешним специализированным компаниям. Следует иметь в виду, что аутсорсинг – это не передача внешней компании выполнение каких-либо услуг предприятия. Аутсорсинг предполагает передачу на длительное время тех непрофильных функций предприятия, которые могли бы осуществляться предприятием самостоятельно и вследствие такой передачи внешняя компания включается в стратегию управления передающего предприятия. Практически аутсорсинг выполняет работу какого-либо подразделения предприятия, оставаясь при этом юридически независимым.

На Западе широко распространены различные виды аутсорсинга, такие как производственные, информационные и бизнес – процессы предприятия.

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учета, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Одним из распространенных видов аутсорсинга в РФ сегодня является бухгалтерский аутсорсинг, который предлагает услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, составления промежуточной и годовой отчетности, а также ведение дел с налоговыми органами. Использование слуг сторонней специализированной организации не противоречит нормам бухгалтерского законодательства. В соответствии с пп. «в» пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководителям организаций предоставлено право передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета:

– централизованной бухгалтерии;

– специализированной организации;

– бухгалтеру-специалисту.

Широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов, прежде всего отсутствие нормативной базы, которая позволила бы учитывать специфику аутсорсинговой деятельности. Существующее законодательство не дает четких ответов на многие практические вопросы, возникающие при предоставлении услуг такого рода. На сегодняшний день эта деятельность осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. То есть передача аутсорсинговой компании определенных услуг или выполнения работ организацией – заказчиком производится на основании заключенного гражданско-правового договора. Во многих случаях оказание услуг аутсорсинга регулируется нормами договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

директор по стратегическому развитию, BDO Unicon Outsourcing

Аутсорсингом компания может воспользоваться практически на любой стадии существования.

Обычно наша работа с клиентом начинается с того, что мы анализируем потребности компании-заказчика и проводим экспресс-аудит существующей инфраструктуры и процессов, смотрим, как велась бухгалтерия и кадровый учет раньше, в каком состоянии находятся дела.

После этого мы можем предложить ряд усовершенствований и доработок, если они действительно нужны, и сформировать оптимально подходящее клиенту предложение.

На следующем этапе мы производим донастройку бухгалтерских ИТ-систем, при необходимости организуем дополнительное обучение сотрудников заказчика. И уже после этого начинаем работу. Звучит, возможно, устрашающе. Но в жизни эти этапы проходят довольно быстро. У нас бывали случаи, когда мы успевали за две недели приступить к работе над проектом и рассчитать зарплату для нескольких сотен сотрудников.