Расчет отпуска: нестандартные ситуации

Началась пора отпусков, кому отдых, а кому – сплошные расчеты. Большинство работников, как правило, планирует отдыхать именно летом. Поэтому хочу напомнить о том, как правильно рассчитать отпускные в самых «интересных» ситуациях.

Как считать отпускные, если работница в расчетном периоде находилась в отпуске по уходу за ребенком?

Если сложилась такая ситуация, когда работник ваш в течение расчетного периода не работал (например, находился в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста), то его средний заработок определяется исходя из заработной платы, начисленной за двенадцать календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду.

Если сотрудник предприятия вообще не работал и не имел заработка до начала расчетного периода, как правильно рассчитать ему отпускные?

Сумма отпускных в таком случае рассчитывается исходя из суммы, начисленной работнику за то время, которое он фактически отработал в месяце предоставления отпуска. Бывают случаи, когда и в этом месяце работник не работал (или ему не начислялась зарплата), тогда отпускные предоставляются исходя из должностного оклада работника. Основание – Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства России от 24.12.2007 г. № 922.

Пример

Сотрудника предприятия ООО «Весна» Соколова Елена Васильевна, с января 2008 года находилась в отпуске по беременности и родам, после которого она вышла в отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Вышла на работу Соколова Е.В. 13 мая 2011 года. Но получилось так, что у нее заболел ребенок 25 мая 2011 года. С 25 мая по 30 мая Соколова находилась «на больничном». А с 31 мая ей был предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 10 календарных дней (по личному заявлению Соколовой Е.В.). Ее оклад, согласно штатному расписанию – 12500 рублей.

Как правильно рассчитать отпускные?

1. Расчетный период в данном случае составляет – с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года.

2. Так как сотрудница именно в период с 1 мая 2010 года и по 30 апреля 2011 года находилась в отпуске по уходу за ребенком, то необходимо брать период с 1 мая 2009 года по 30 апреля 2010 года, но Соколова Е.В. и в этот период тоже не работала и ей не начислялась зарплата.

3. Значит, отпускные следует рассчитывать исходя из заработной платы, которая начислена в мае 2011 года (в месяце предоставления отпуска). В этом месяце сотрудница проработала 9 дней. Так как в мае 20 рабочих дней, значит всего начислено заработной платы за май – 12 500 / 20 дн х 9 дн = 5 625 рублей.

4. Обратите внимание, в мае Соколовой было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, но оно не входит в расчет отпускных (подп. «б» п. 5 Положения).

5. Так как сотрудница отработала не полный май месяц, количество календарных дней, учитываемых при расчете отпуска составило – 29,4 дн / 31 дн х 9 дн = 8,5 дн.

6. Средний дневной заработок Соколовой составил – 5 625 руб. / 8,5 дн = 661,76 руб.

7. Сумма отпускных Соколовой составила – 661,76 руб. х 10 дн = 6 617,6 руб.

В компании в течение года изменялась система оплаты труда, как такое изменение повлияет на расчет отпуска?

Если в организации отменены, например, доплаты за ненормированный рабочий день, а взамен этого повышены должностные оклады, как в таком случае рассчитывать отпускные? В таких ситуациях при расчете отпускных следует руководствоваться нормой, закрепленной в абзаце 5 пункта 16 Положения. Средний заработок необходимо увеличить на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления новых должностных окладов (тарифных ставок) и ежемесячных выплат на должностные оклады (тарифные ставки) и ежемесячные выплаты, действовавшие до повышения.

Пример

В компании ООО «Вектор» заработная плата торгового представителя складывается из двух составляющих: должностного оклада в размере 20 000 рублей и ежемесячной надбавки к окладу в размере 15% от оклада. С нового года (с 1 января 2011 года) ежемесячные надбавки были повышены до размера 40% от оклада, но сам оклад остался неизменным.

Как такое повышение повлияет на размер отпускных?

В нашем случае, несмотря на то, что размер должностного оклада остался на прежнем уровне, заработная плата торговых представителей увеличилась. Необходимо рассчитать коэффициент повышения. Он рассчитывается следующим образом:

(20 000 руб. + 20 000 руб. х 40%) / (20 000 руб. + 20 000 руб. х 15%) = 1,22

И при расчете отпускных бухгалтер ООО «Вектор» будет корректировать средний заработок торговых представителей именно на этот коэффициент.

Что делать, если зарплата была повышена в один из месяцев расчетного периода?

В таком случае бухгалтер организации должен заработную плату за все месяцы расчетного периода, предшествующие повышению, проиндексировать на повышающий коэффициент. Если зарплата увеличивалась только один раз за расчетный период, то указанный коэффициент рассчитывается следующим образом: новый должностной оклад / должностной оклад до повышения.

Если повышение зарплаты произошло неравномерно, то есть, на разные коэффициенты, то как правильно корректировать средний заработок?

В таком случае корректировать средний заработок необходимо по каждому работнику отдельно, на свой коэффициент. Хочу обратить внимание на следующий документ – письмо Роструда от 31.10.2008 г. № 5920-ТЗ. В этом документе идет речь о том, что корректировать средний заработок в случае повышения заработной платы не нужно, если повышение было выборочное (одному или нескольким работникам), не в целом по организации.

В организации произошло понижение заработной платы, как оно отразится на среднем заработке для оплаты отпуска?

Обратите внимание, что понижение должностного оклада (денежного вознаграждения) не влечет за собой корректировку среднего заработка, который исчисляется для целей оплаты отпуска.

Какой период можно считать полностью отработанным?

Расчетный период считается полностью отработанным, если в течение 12 календарных месяцев перед отпуском сотрудник работал на предприятии, не болел, не брал отпуск, не был направлен в служебные командировки и за ним не сохранялся средний заработок за время отсутствия на работе по иным основаниям.

Каков срок выплаты отпускных?

Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан выплатить работнику отпускные в срок – не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Кто обязан создавать резерв для оплаты отпускных?

С 2011 г. согласно ПБУ 8/2010 все организации, кроме малых предприятий, обязаны создавать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпускных.