Онлайн-конференции / Год с электронными документами: первые результаты, тенденции и перспективы

24.06.2013 Год с электронными документами: первые результаты, тенденции и перспективы

Российский налоговый портал 24 июня 2013 года провел онлайн конференцию, посвященную теме электронного документооборота. В качестве экспертов конференции выступили ведущие специалисты компаний «Такском» и «1С».

Представители компаний «1С» и «Такском», выступившие на онлайн конференции в качестве экспертов, благодарят посетителей Российского налогового портала, принявших участие в мероприятии.

Возможно, у посетителей Российского налогового портала есть дополнительные вопросы по работе с электронными документами? За консультацией рекомендуем обращаться в Информационный центр сервиса «1С-Такском».

Контакты:

1) Электронная почта: 1c-taxcom@1c.ru

2) Телефон: +7 (495) 258 4408.

Ответы
эксперта

Меликджанян Артем
ООО «Такском»
Коммерческий директор ООО «Такском»

Ответы
эксперта

Салимов Альберт
ООО "1С"
Руководитель группы

Вопросы экспертам

Иван Зотов

Директор филиала компании «АрмОйл»

Наше предприятие применяет программу «1С:Предприятия 8». Расскажите о вашем сервисе для обмена информацией 1С – «Такском». Насколько он сложен, как к нему подключиться?

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Сервис «1С-Такском» – совместная разработка фирмы «1С» и оператора электронного документооборота (ЭДО) «Такском». Возможности для работы с электронными документами встроены непосредственно в программы «1С:Предприятия». Нет необходимости использовать другое программное обеспечение, чтобы отправить или принять электронный документ.

Поскольку обмен юридически значимыми электронными документами в будущем станет массовым явлением, сервис «1С-Такском», с помощью которого можно вести обмен электронными документами прямо из приложений «1С:Предприятия 8», сразу проектировался как удобный инструмент. После подключения пользователя к сервису при оформлении документов, регистрирующих факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (отгрузки, продажи, счета-фактуры и т.п.) дополнительно к привычной кнопке «Распечатать документ» появляется кнопка «Сформировать, подписать и отправить». Таким образом, после подготовки документа его можно сразу отправить получателю по электронным каналам связи.

На стороне получателя входящий электронный документ автоматически распознается «1С:Предприятием». Его остается только провести.

Более подробно с функционалом обмена электронными документами можно ознакомиться в Справочнике электронного документооборота на сайте комплексного информационно-технологического сопровождения фирмы «1С»: its.1c.ru/edo.

С процессом подключения к сервису «1С-Такском» можно ознакомиться в соответствующем разделе на сайте фирмы "1С": http://v8.1c.ru/edi/edi_app/1c-taxcom/start/index.htm.

Если говорить коротко, то для подключения к сервису нужно иметь действующий договор 1С:ИТС (в т.ч. льготный), а также иметь сертификат электронной подписи, необходимый для подписания электронных документов. Пользователь в программе 1С:Предприятия 8 или на сайте интернет-поддержки пользователей 1С оформляет анкету-заявку на подключение, нажимает кнопку «Отправить» и через несколько минут получает идентификатор участника электронного документооборота, который выдает оператор «Такском». Начиная с этого момента можно приглашать своих контрагентов к обмену, отправлять и получать электронные документы.

Катерина Виброва

Бухгалтер ООО «Веко»

Меня интересует вопрос тестового подключения. У вас есть возможность в тестовом режиме проверить, как работает программа или нет? Например, многие справочные системы предлагают (прежде чем подключить к системе) ознакомиться с демо-версией. Есть ли такая возможность у «Такском»?

Салимов Альберт

ООО "1С", Руководитель группы

Каждый пользователь 1С:ИТС имеет право ежемесячно бесплатно отправить 50 или 100 (для пользователей ИТС:ТЕХНО и ИТС:ПРОФ соответственно) комплектов – счет-фактура + 2 любых других - электронных документов (ЭД) используя сервис обмена юридически значимыми электронными документами «1С-Такском». Кроме того, для подписания ЭД можно использовать любые ключи электронной подписи, принимаемые ФНС. Подключение к сервису также бесплатное.

Таким образом, если компания сдает отчетность в электронном виде через любого спецоператора связи и имеет действующий договор ИТС, то она имеет возможность совершенно бесплатно не только тестировать обмен ЭД, но и использовать ЭД в реальной хозяйственной жизни (в пределах бесплатных лимитов, включенных в ИТС).

Кроме того, если у пользователя нет действующего сертификата электронной подписи, то можно обратиться в компанию Такском для бесплатного получения тестовых сертификатов электронной подписи, которые также можно использовать для тестирования сервиса «1С-Такском».

Ирина Евстратова

ООО "АК "ФорсТайм", аудитор

1) На данный момент многих наших клиентов волнует следующая проблема: не секрет, что например, акты в бумажной форме часто фактически выставляются не последним днем месяца, а в течении нескольких дней после его окончания, хотя датируются последним днем. При этом в учете что исполнителя, что заказчика, они проводятся последним днем месяца. При электронном документообороте это в принципе становится невозможным - документ нельзя провести ранее, чем он будет составлен и подписан ЭЦП. Получается, что выставив, например, в июле акт за июнь я могу провести его только в июле? Но это уже другой отчетный период. Насколько мне известно, обсуждалось введение на нормативном уровне аналога 5 дней (как для счетов-фактур). Можете ли вы более конкретно прокомментировать данную ситуацию? 2) Реализована ли в 1С возможность электронной подписи внутренних бухгалтерских документов (карточек по ОС, расчетов амортизации, расчетных ведомостей по зарплате, аналитических регистров и т.п.)?

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Ответ на первый вопрос:
– определенные свойства электронных документов, в том числе автоматическая фиксация оператором ЭДО времени выставления и получения документа, требуют внесения изменений в привычную для наших предприятий модель документооборота.
Регуляторы ЭДО (Минфин и ФНС) осведомлены о том, что данная особенность электронных документов тормозит их использование в реальной хозяйственной жизни предприятий. В Дорожную карту Агентства стратегических инициатив (см. http://www.slideshare.net/ASI-12/ss-15170267) включено предложение:
«4.2. Законодательно закрепить право налогоплательщика на принятие к вычету НДС по счетам-фактурам, относящимся к налоговому периоду, полученным до срока представления декларации по НДС (до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом)».
Иными словами, после принятия Правительством РФ этой Дорожной карты предполагается внесение соответствующих изменений в федеральные законы и нормативные акты. После этого налогоплательщик получи право самостоятельно определять, в каком налоговом периоде засчитывать НДС при условии, что электронный счет-фактура получен им до крайнего срока предоставления декларации по НДС.

Ответ на второй вопрос:
– внутренние документы, в том числе и бухгалтерские, не предполагают обязательной передачи внешним контрагентам. Поэтому факт признания этих документов юридически значимыми в пределах одного предприятия полностью определяется внутренними политиками предприятия и, в общем случае, не требует использования квалифицированной электронной подписи для подписания документа. Кроме того, к ним нет законодательных требований по соответствию форматам и соблюдению регламентов обмена, как к электронным счетам-фактурам.
Возможность работы с внутренними электронными документами, в том числе и подписания их электронной подписью, есть в продукте «1С:Документооборот 8».

Ирина Светличная

Югстрой ООО, Бухгалтер

Меня волнует вопрос формирования отчетов (РСВ-1 и индивидуальные сведения) в ПФР. Почему в программе 1С («восьмерка») у меня постоянно «не идут копейки»? А также, есть еще такой момент – это указание сумм для каждого работника по уплаченным страховым взносам. Программа самостоятельно неверно «раскидывает» суммы по каждому сотруднику. И нам в бухгалтерии приходится разносить дополнительно эти суммы. Может быть мы не знаем всех возможностей программы? Подскажите нам.

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Этот вопрос относится к регламентированной отчетности и не имеет прямого отношения к ЭДО. Тем не менее….]
Для детального разбора вашего вопроса нам необходимо более подробное описание проблемы. Вернее, обеих проблем:
– «не идут копейки» и
– «программа самостоятельно неверно «раскидывает» суммы по каждому сотруднику».
Пришлите, пожалуйста, описание со скриншотами электронным письмом на адрес sala@1c.ru.

Васильева Светлана

Компания «К-авто», Бухгалтер

Каким образом электронный счет-фактура (а также электронная накладная) будут поступать в программу 1С? Что необходимо сделать в программе? Документы надо будет сканировать или будет установлен иной порядок «включения» данных в 1С?

Салимов Альберт

ООО "1С", Руководитель группы

Если ваше предприятие является участником электронного документооборота (1С-Такском), значит, в вашей программе 1С настроены механизмы обмена с оператором ЭДО «Такском». Используя привычные аналоги, можно сказать, что в программе 1С подключена электронная почта, на которую приходят письма с сервера оператора ЭДО. В зависимости от того, как в программе настроен обмен: автоматически через заданный промежуток времени или вручную – в ваш «почтовый ящик» в программе 1С поступают электронные документы. Они сразу сохраняются в «Электронном архиве», где можно посмотреть не только сами входящие документы, но и «служебную переписку», относящуюся к каждому документу: извещения от оператора, уведомления о получении, квитанции.
Кроме того на основании входящего электронного документа в «1С:Предприятии» создается документ учетной системы. Пользователю нужно его проверить и нажать кнопку «Провести».
Таким образом, данные из входящего документа автоматически «приходуются» в программе 1С и не требуют от пользователя никакой ручной работы по повторному вводу информации. Более подробно с функционалом обмена электронными документами можно ознакомиться в Справочнике электронного документооборота на сайте комплексного информационно-технологического сопровождения фирмы «1С»: its.1c.ru/edo.

Ольга Крылова

Компания «Техоснастка», бухгалтер

Можно ли удалить в информационной системе полученный от поставщика счет-фактуру (или иной документ) с ЭЦП?

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

Возможность удаления электронных документов с электронной подписью в решениях 1С отсутствует.

Если вы не хотите принимать такой документ к учету – вы его просто не проводите.

Полина

Оптовая база г. Саранск, офис-менеджер

Как быть покупателю, если ему уже «отправились» электронные документы, а он не принимает товар (ошибка в заказе, например, или пересортица). Как быть в такой ситуации? Как передать корректировочные документы? Или продавец, напротив, должен будет исправить первичные документы и отправить покупателю уже исправленный пакет документов?

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

В случае получения электронного документа, в котором обнаружены ошибки (несоответствие заказу или факту, «пересорт» и т.п.) необходимо воспользоваться механизмом запроса на уточнение – открыв актуальный электронный документ в меню «Все действия» нужно выбрать команду «Отклонить электронный документ» и в открывшемся окне описать причину отклонения (например, не соответствует количество – в документе 10 шт., а по факту приехало 8 шт. товара). В результате поставщику будет отправлен специальный электронный документ – «Запрос на уточнение».
Получив такой «Запрос на уточнение» поставщик на основании первичного документа реализации создает «Корректировку реализации», в которую уже вносятся правки относительно первоначально отправленного документа. Из той же корректировки формируется и корректировочный счет-фактура. Затем корректировочные документы (реализация – ТОРГ-12 или Акт и, при необходимости, счет-фактура) отправляются через оператора в электронном виде покупателю.
Таким образом, при выявленных ошибках или расхождениях, НЕ формируется новая версия документа, а на основании первоначального документа создается корректировка. Количество корректировок на один первичный документ не ограничено.

Кристина

ООО «Айсберг», Бухгалтер

Имеет ли право налоговый орган запросить электронные документы у оператора (например, договоры с поставщиками, счета-фактуры) без уведомления нашей компании? Есть ли такие возможности у ИФНС? И как нам быть в такой ситуации? Получается, что «за спиной» у налогоплательщика возможно все…

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

В соответствии с действующим законодательством и нормативными актами («Порядок обмена электронными счетами-фактурами», утвержденный приказом Минфина России № 50н от 26.04.2011 г.) оператор ЭДО хранит у себя только служебные (технологические) документы, сопровождающие обмен электронными документами: Подтверждение даты отправки и Извещение о получении. Именно эти служебные документы оператор ЭДО будет обязан представить в контролирующий орган при истребовании.

Некоторые операторы ЭДО предлагают налогоплательщикам хранение электронных архивов пересылаемых документов как дополнительную услугу. Таким образом оператор хранит у себя резервную копию электронных документов клиента.

Но когда ФНС захочет ознакомиться с электронными документами, она сделает запрос о предоставлении документов не оператору ЭДО, а налогоплательщику, см. приказ ФНС России от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/168@ «Порядок направления требования и предоставление документов (информации) в электронном виде по ТКС».

Артур

ООО «АВС», юрист

Если возникнет такая ситуация – договор на информационно-технологическое сопровождение 1С подойдет к концу, как мы сможем передавать электронные документы своему клиенту?

Меликджанян Артем

ООО «Такском», Коммерческий директор ООО «Такском»

После завершения срока действия договора на информационно-технологическое сопровождение 1С:ИТС учетная запись участника электронного документооборота блокируется, т.е. обмен электронными документами становится невозможен.

В личном кабинете сервиса «1С-Такском» непосредственно в программе «1С:Предприятия» вы всегда можете посмотреть не только число отправленных вами документов, но и срок действия договора 1С:ИТС, чтобы заблаговременно продлить этот договор. Для продления договора 1С:ИТС необходимо обратиться к партнеру фирмы «1С», см. http://its.1c.ru/db/aboutits#content:21:1.

Полина

Бухгалтер

Что входит в состав 1С:ИТС?

Салимов Альберт

ООО "1С", Руководитель группы

Заключая с партнером фирмы «1С» договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) пользователи программ «1С» получают: легальные обновления, профессиональную информационную систему, интегрированную с программой, сервисные и консультационные услуги фирмы «1С» и партнеров фирмы «1С».

Объем информации и предоставляемого сервиса зависит от уровня договора 1С:ИТС — ПРОФ или ТЕХНО.

Принимая во внимание тему нашей онлайн-конференции, следует отметить, что пользователям 1С:ИТС любого уровня доступен сервис "1С-Такском" - удобный функционал для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами прямо в программах «1С:Предприятия».

Более подробно с составом 1С:ИТС можно ознакомиться на сайте: http://its.1c.ru/db/aboutits#content:13:1

Николай

ЗАО «Баранов и Партнеры», Директор

Расскажите об условиях подключения и использования «1С-Такском»

Салимов Альберт

ООО "1С", Руководитель группы

К обмену электронными документами (ЭД) через «1С-Такском» могут подключиться зарегистрированные пользователи программных продуктов на платформе «1С:Предприятие 8.2», заключившие договор 1С:ИТС. Для регистрации в качестве участника электронного документооборота пользователю программы 1С необходимо иметь сертификат электронной подписи. Для подписания ЭД в сервисе «1С-Такском» можно использовать любой сертификат электронной подписи, принимаемый ФНС, например, тот, который используется для электронной отчетности. Подключение к сервису – бесплатное.

С процессом подключения к сервису «1С-Такском» можно ознакомиться в соответствующем разделе на сайте фирмы «1С»:

http://v8.1c.ru/edi/edi_app/1c-taxcom/start/index.htm.

Если говорить коротко, то после настройки криптографии пользователь непосредственно в программе 1С:Предприятия 8 или на сайте интернет-поддержки пользователей 1С оформляет анкету-заявку на подключение, нажимает кнопку «Отправить» и через несколько минут получает идентификатор участника электронного документооборота, который выдает оператор «Такском». Начиная с этого момента можно приглашать своих контрагентов к обмену, отправлять и получать электронные документы. Пригласить своего контрагента к обмену электронными документами можно также непосредственно в программе 1С.

Использование сервиса «1С-Такском»: каждый пользователь 1С:ИТС имеет право ежемесячно бесплатно отправить 50 или 100 (для пользователей ИТС:ТЕХНО и ИТС:ПРОФ соответственно) комплектов ЭД: счет-фактура + 2 любых других - электронных документов. Получение документов - бесплатно.

заявлено требование предоставить "копию документа, удостоверяющего личность, и копию пенсионного страхового свидетельства, на котором указан СНИЛС владельца сертификата."

Какими регламентирующими документами установлена обязанность требовать предоставления именно копий документов?